Ця Політика конфіденційності описує, яким чином GudFood Work збирає, використовує, зберігає та захищає персональні дані користувачів мобільного застосунку GudFood Work — корпоративного сервісу для замовлення харчування для співробітників компаній в Україні та Польщі. Ми дотримуємося вимог Загального регламенту захисту даних Європейського Союзу (GDPR, Регламент ЄС 2016/679), Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI, а також інших застосовних законодавчих актів у сфері захисту персональних даних.

Будь ласка, уважно ознайомтеся з цим документом. Використовуючи застосунок GudFood Work, ви підтверджуєте, що ознайомились із цією Політикою конфіденційності та погоджуєтесь з порядком обробки ваших персональних даних, описаним у ній.

1. Хто ми є та наші контактні дані

GudFood Work — це B2B-сервіс корпоративного харчування, що функціонує у двох регіонах: Україна та Польща. Залежно від вашого регіону, відповідальним контролером персональних даних є:

Контролер для користувачів в Україні

Контролер для користувачів у Польщі (ЄС/GDPR)

Ми не призначали окремого Офіцера із захисту даних (DPO), оскільки масштаб і характер нашої діяльності не вимагають цього за чинним законодавством. З усіх питань, пов'язаних із захистом персональних даних, звертайтеся за адресою електронної пошти [email protected], яка виконує функцію контактного пункту з питань захисту даних.

Наш API-сервер розташований за адресою api.gudrouting.com. Зображення меню та завантажені матеріали зберігаються за адресою orders.gudfood.com.ua.

2. Які дані ми збираємо

У процесі надання послуг GudFood Work ми збираємо та обробляємо такі категорії персональних даних:

2.1 Ідентифікаційні та облікові дані

• Прізвище, ім'я та по батькові (ПІБ): отримуємо від вашого роботодавця під час реєстрації корпоративного акаунту.
• Ідентифікатор працівника (employee_id): унікальний числовий ідентифікатор у нашій системі, присвоєний вашим роботодавцем.
• Ідентифікатор компанії (company_id): прив'язка до корпоративного акаунту роботодавця.
• Регіон: UA (Україна) або PL (Польща) — визначає застосовну базу даних і правові норми.
• Мова інтерфейсу: українська, польська або англійська — зберігається як налаштування профілю.
• Логін: унікальний ідентифікатор, який видає адміністратор вашої компанії; використовується для входу в систему. Ми не збираємо номери телефонів співробітників.
• Дозволи акаунту: набір прав (наприклад, can_manage_users, can_export), що визначають доступні функції.

2.2 Дані замовлень

• Перелік замовлень: усі розміщені замовлення із зазначенням дат, складу страв і статусу.
• Дати та час замовлень: дата замовлення, дата доставки, часова мітка розміщення.
• Склад замовлення: вибрані страви, категорії, кількість порцій.
• Суми замовлень: вартість у мінімальних одиницях валюти (копійки/гроші).
• Субсидія роботодавця: розмір корпоративної субсидії, застосованої до замовлення.
• Особиста частина оплати: сума, сплачена безпосередньо користувачем.
• Статус замовлення: нове, підтверджене, виконане, скасоване.
• Шаблони «Мої сети»: збережені користувачем шаблони тижневого харчування.

2.3 Платіжні дані

• Метод оплати: Monobank (UA), Przelewy24 (PL), Apple Pay, Google Pay.
• Ідентифікатор транзакції: зовнішній ідентифікатор платіжного провайдера для підтвердження платежу.
• Сума транзакції: сума, списана з рахунку користувача.
• Статус платежу: ініційовано, підтверджено, відхилено, повернено.
• Ключ ідемпотентності: UUID для захисту від подвійного списання коштів.

Важливо: ми НЕ зберігаємо повні номери банківських карток, CVV-коди або інші конфіденційні платіжні реквізити. Усі платіжні дані обробляються безпосередньо сертифікованими платіжними провайдерами.

2.4 Відгуки та оцінки

• Текстові відгуки: коментарі до страв та обслуговування, залишені добровільно.
• Оцінки страв: числова або зіркова оцінка від 1 до 5.
• Фотографії страв: зображення, завантажені добровільно користувачем до свого відгуку.

2.5 Технічні дані пристрою

• Push-токен Firebase Cloud Messaging (FCM): унікальний ідентифікатор пристрою для доставки push-сповіщень.
• Тип пристрою та платформа: iOS або Android.
• Операційна система та версія: наприклад, iOS 17.4, Android 14.
• Версія застосунку: поточна встановлена версія GudFood Work.

2.6 Аналітичні дані та дані про збої

• Журнали збоїв (Crashlytics): стек трасування, стан пам'яті та деталі несправностей у разі падіння застосунку.
• Аналітичні події (Firebase Analytics): дії в застосунку, такі як відкриття екранів, натискання кнопок, завершення замовлення.
• Події відкриття push-сповіщень: факт і час відкриття сповіщення користувачем.
• Показники продуктивності: час завантаження, помилки мережі.

2.7 Комунікаційні дані

• Повідомлення в службу підтримки: зміст листів та запитів, надісланих на нашу електронну пошту.
• Запити на видалення даних: записи про звернення щодо реалізації прав суб'єктів даних.

2.8 Дані автентифікації

• Access token (JWT): короткостроковий токен автентифікації з терміном дії 15 хвилин. Зберігається у зашифрованому сховищі пристрою.
• Refresh token: непрозорий токен для оновлення сесії з терміном дії 30 днів. Зберігається у зашифрованому сховищі пристрою.

3. Правові підстави обробки даних

Ми обробляємо ваші персональні дані лише за наявності відповідної правової підстави відповідно до статті 6 GDPR та статті 11 Закону України «Про захист персональних даних». Нижче наведено правові підстави для кожного виду обробки:

Вид обробки	Правова підстава (GDPR)	Правова підстава (Закон України)
Реєстрація облікового запису та авторизація	Ст. 6(1)(b) — виконання договору або вжиття заходів на запит суб'єкта даних до укладення договору	Ст. 11(1) — необхідність виконання договору, стороною якого є суб'єкт даних
Обробка та виконання замовлень на харчування	Ст. 6(1)(b) — виконання договору	Ст. 11(1) — виконання договору
Обробка платежів за замовлення	Ст. 6(1)(b) — виконання договору; ст. 6(1)(c) — виконання юридичного зобов'язання (бухгалтерська та податкова звітність)	Ст. 11(1) — виконання договору; ст. 11(5) — виконання обов'язку, передбаченого законом
Push-сповіщення транзакційного характеру (статус замовлення, підтвердження оплати)	Ст. 6(1)(f) — законний інтерес контролера (інформування користувача про стан його замовлення)	Ст. 11(6) — переважний законний інтерес контролера або третьої особи
Push-сповіщення маркетингового характеру (акції, нові страви)	Ст. 6(1)(a) — згода суб'єкта даних	Ст. 11(2) — дозвіл суб'єкта персональних даних
Аналітика застосунку та журнали збоїв	Ст. 6(1)(f) — законний інтерес (покращення якості та стабільності сервісу)	Ст. 11(6) — законний інтерес контролера
Обробка запитів до служби підтримки	Ст. 6(1)(f) — законний інтерес (надання допомоги користувачам та вирішення спорів)	Ст. 11(6) — законний інтерес контролера
Фотографії страв у відгуках	Ст. 6(1)(a) — явна згода суб'єкта даних на завантаження зображення	Ст. 11(2) — дозвіл суб'єкта персональних даних
Програма лояльності (нарахування балів, нагороди)	Ст. 6(1)(b) — виконання договору про участь у програмі лояльності	Ст. 11(1) — виконання договору
Зберігання даних замовлень для цілей бухгалтерської звітності	Ст. 6(1)(c) — виконання юридичного зобов'язання	Ст. 11(5) — виконання обов'язку, передбаченого законодавством України

4. Строки зберігання даних

Ми зберігаємо ваші персональні дані лише протягом часу, необхідного для досягнення цілей, з якими вони були зібрані, або протягом терміну, встановленого чинним законодавством. Після закінчення відповідного терміну дані видаляються або безпечно знеособлюються.

Категорія даних	Термін зберігання	Обґрунтування
Токени сесії (access та refresh)	Access token: 15 хвилин; Refresh token: 30 днів від дати видачі	Технічна необхідність для безпечної автентифікації
Історія замовлень	5 років з дати замовлення	Вимога податкового та бухгалтерського законодавства України (ст. 44 Податкового кодексу України)
Платіжні записи та підтвердження транзакцій	5 років з дати транзакції	Вимога законодавства про бухгалтерський облік (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» ст. 9)
Фотографії страв у відгуках	До видалення користувачем або закриття акаунту	Підтримується доти, доки користувач не відкликав згоду
Журнали збоїв (Crashlytics)	90 днів (ковзне вікно)	Достатній час для діагностики та виправлення помилок
Аналітичні події (Firebase Analytics)	90 днів (ковзне вікно)	Аналіз тенденцій використання для покращення продукту
Push-токени FCM	До скасування реєстрації пристрою або закриття акаунту	Необхідні для доставки сповіщень; видаляються разом з акаунтом
Повідомлення служби підтримки	2 роки з дати останньої комунікації	Необхідний термін для вирішення можливих спорів
Дані акаунту (ПІБ, телефон, налаштування)	До виконання запиту на видалення (максимум 30 календарних днів)	Видалення за запитом відповідно до права на стирання
Текстові відгуки та оцінки	До видалення користувачем або закриття акаунту	Контент, наданий користувачем на добровільній основі

5. Треті сторони та субпроцесори

Для надання наших послуг ми залучаємо надійних третіх сторін — постачальників послуг (субпроцесорів), які обробляють персональні дані від нашого імені. З кожним субпроцесором укладено відповідну угоду про обробку даних. Нижче наведено повний перелік субпроцесорів та цілей їх залучення:

Назва субпроцесора	Мета обробки	Розташування	Політика конфіденційності
Google Firebase (Analytics, Crashlytics, FCM)	Аналітика використання застосунку, звіти про збої та нестабільну роботу, доставка push-сповіщень на пристрої користувачів	США / ЄС (з можливістю обробки по всьому світу)	policies.google.com/privacy
Monobank (Monobank UA)	Обробка платежів для користувачів у регіоні Україна (карткові платежі, Apple Pay, Google Pay через Monobank)	Україна	monobank.ua/legal
Przelewy24	Обробка платежів для користувачів у регіоні Польща	Польща (ЄС)	przelewy24.pl/regulamin
Apple Inc. (Apple Pay)	Авторизація платежів Apple Pay для пристроїв iOS	США / ЄС	apple.com/legal/privacy
Google LLC (Google Pay)	Авторизація платежів Google Pay для пристроїв Android	США / ЄС	payments.google.com (Privacy Notice)
Contabo GmbH	Хостинг серверної інфраструктури (VPS), на якій розгорнуто API GudFood Work	Німеччина (ЄС)	contabo.com/en/legal/privacy

Ми не продаємо, не здаємо в оренду та не передаємо ваші персональні дані третім сторонам для їхніх власних маркетингових цілей. Передача даних субпроцесорам відбувається виключно в обсязі, необхідному для виконання конкретної функції.

6. Ваші права суб'єктів даних

Відповідно до GDPR (Глава III) та Закону України «Про захист персональних даних» ви маєте такі права щодо ваших персональних даних. Для реалізації будь-якого з цих прав надішліть запит на адресу [email protected]. Ми відповімо протягом 30 календарних днів з дати отримання запиту. У разі складних запитів цей термін може бути продовжено ще на 60 днів з відповідним повідомленням.

6.1 Право на доступ (ст. 15 GDPR)

Ви маєте право отримати підтвердження того, чи обробляємо ми ваші персональні дані, а також доступ до копії цих даних та інформації про цілі обробки, категорії даних, отримувачів, строки зберігання та правові підстави. Надішліть запит із темою листа «Запит на доступ до даних» на [email protected].

6.2 Право на виправлення (ст. 16 GDPR)

Якщо ваші персональні дані є неточними або неповними, ви маєте право вимагати їх виправлення. Надішліть запит із темою «Запит на виправлення даних», вказавши, які саме дані потребують виправлення та яка правильна інформація має бути внесена.

6.3 Право на стирання («право на забуття», ст. 17 GDPR)

Ви маєте право вимагати видалення ваших персональних даних у випадках, передбачених ст. 17 GDPR, зокрема якщо дані більше не потрібні для первісних цілей або якщо ви відкликаєте згоду. Ваш акаунт та пов'язані дані будуть видалені протягом 30 календарних днів. Виняток становлять дані замовлень та платежів, які зберігаються протягом 5 років відповідно до вимог податкового законодавства. Надішліть запит із темою «Видалити мій акаунт».

6.4 Право на обмеження обробки (ст. 18 GDPR)

За певних умов (наприклад, якщо ви оскаржуєте точність даних або заперечуєте проти обробки) ви маєте право вимагати тимчасового припинення обробки. Під час дії обмеження ми зберігаємо дані, але не обробляємо їх активно. Надішліть запит із темою «Запит на обмеження обробки даних».

6.5 Право на перенесення даних (ст. 20 GDPR)

Ви маєте право отримати ваші персональні дані, які ви нам надали, у структурованому, загальновживаному та машинозчитуваному форматі (JSON або CSV), а також передати ці дані іншому контролеру. Це право застосовується до даних, що обробляються на основі згоди або договору. Надішліть запит із темою «Запит на перенесення даних».

6.6 Право на заперечення (ст. 21 GDPR)

Ви маєте право в будь-який час заперечити проти обробки ваших персональних даних, яка здійснюється на підставі законного інтересу (ст. 6(1)(f) GDPR), включно з профілюванням. У разі заперечення ми припинимо обробку, якщо не доведемо наявності переконливих законних підстав, що переважають над вашими інтересами, правами та свободами, або якщо обробка не пов'язана з встановленням, здійсненням або захистом правових вимог.

6.7 Відкликання згоди (ст. 7(3) GDPR)

Якщо обробка здійснюється на підставі вашої згоди, ви маєте право відкликати її в будь-який час. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, що здійснювалась на її основі до відкликання. Для відкликання згоди на маркетингові сповіщення скористайтеся налаштуваннями застосунку; для відкликання згоди на обробку фотографій — надішліть запит на електронну пошту підтримки.

6.8 Право на подання скарги до наглядового органу

Якщо ви вважаєте, що обробка ваших персональних даних порушує вимоги GDPR або законодавства про захист даних, ви маєте право подати скаргу до відповідного наглядового органу:

• Польща (ЄС): Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) — uodo.gov.pl
• Україна: Уповноважений Верховної Ради України з прав людини (Омбудсмен) — ombudsman.gov.ua

Ми просимо вас спочатку звернутися безпосередньо до нас, оскільки це дозволить оперативно вирішити більшість питань.

7. Автоматизоване прийняття рішень та профілювання

GudFood Work не здійснює автоматизованого прийняття рішень, яке матиме для вас юридично значущі або суттєві наслідки, у розумінні статті 22 GDPR. Ми не застосовуємо профілювання для автоматичного ухвалення рішень щодо вас. Аналітичні дані Firebase Analytics використовуються виключно для загального розуміння поведінки користувачів з метою покращення продукту і не призводять до прийняття індивідуалізованих автоматизованих рішень.

8. Повідомлення про витоки даних

У разі виявлення порушення безпеки персональних даних, яке може спричинити ризик для прав і свобод фізичних осіб, ми зобов'язані:

• Повідомити відповідний наглядовий орган захисту даних протягом 72 годин з моменту виявлення витоку (відповідно до ст. 33 GDPR та ст. 24 Закону України «Про захист персональних даних»).
• У разі, якщо витік може спричинити високий ризик для прав і свобод фізичних осіб, невідкладно повідомити безпосередньо постраждалих користувачів без зайвих затримок (ст. 34 GDPR).
• Документувати всі порушення безпеки, зокрема ті, що не вимагають повідомлення наглядового органу, у внутрішньому реєстрі порушень.

Повідомлення користувачам надсилатимуться на електронну пошту або через push-сповіщення в застосунку залежно від характеру та масштабу витоку.

9. Міжнародна передача даних

Деякі наші субпроцесори, зокрема Google (Firebase), розташовані або обробляють дані за межами Європейської економічної зони (ЄЕЗ). Передача персональних даних до третіх країн здійснюється лише за наявності відповідних гарантій захисту.

Для передачі даних до Google LLC (США) ми покладаємося на:

• Стандартні договірні положення (SCC): Google виступає стороною договорів про обробку даних на умовах типових договірних положень, затверджених Комісією ЄС.
• Угоду про обробку даних Google (Data Processing Agreement): забезпечує дотримання GDPR на рівні субпроцесора.
• Додаткові технічні та організаційні заходи: шифрування даних при передачі та зберіганні, контроль доступу, аудит безпеки.

Дані, що зберігаються на серверах Contabo GmbH в Німеччині, знаходяться в межах ЄЕЗ і не потребують додаткових гарантій для передачі відповідно до GDPR.

10. Дозволи застосунку

Застосунок GudFood Work запитує такі дозволи на вашому пристрої:

Дозвіл	Платформа	Мета	Обов'язковість
INTERNET	Android, iOS	Підключення до API GudFood Work для завантаження меню, розміщення замовлень, обробки платежів	Обов'язковий — без цього дозволу застосунок не може функціонувати
POST_NOTIFICATIONS	Android 13+ (API 33+)	Доставка push-сповіщень про статус замовлення, підтвердження оплати та оновлення меню	Необов'язковий — ви можете відхилити цей запит; основний функціонал застосунку залишатиметься доступним
NSCameraUsageDescription (Камера)	iOS	Фотографування страв для прикріплення до відгуку	Необов'язковий — запитується лише при спробі додати фото до відгуку
NSPhotoLibraryUsageDescription (Фотобібліотека)	iOS	Вибір наявних фотографій для прикріплення до відгуку	Необов'язковий — запитується лише при спробі додати фото до відгуку
READ_MEDIA_IMAGES / CAMERA	Android	Вибір або зйомка фотографій для відгуків про страви	Необов'язковий — запитується лише при спробі додати фото до відгуку

Ми дотримуємося принципу мінімальності даних і запитуємо лише ті дозволи, які безпосередньо необхідні для роботи конкретних функцій застосунку.

11. Локальне сховище та безпека даних на пристрої

GudFood Work зберігає токени автентифікації (access token та refresh token) виключно у зашифрованому захищеному сховищі пристрою:

• iOS: токени зберігаються у Keychain (захищений анклав Apple) за допомогою пакету FlutterSecureStorage.
• Android: токени зберігаються в Android Keystore System — апаратно захищеному сховищі ключів.

Застосунок GudFood Work не використовує browser cookies, оскільки є нативним мобільним застосунком. Веб-версія сторінок правового характеру (яку ви зараз переглядаєте) також не встановлює tracking-cookies. Ми не використовуємо localStorage або sessionStorage браузера для зберігання персональних даних.

З'єднання між застосунком і нашим API здійснюється виключно по протоколу HTTPS з актуальними TLS-сертифікатами. Усі дані в транзиті захищені шифруванням.

12. Діти та обмеження за віком

GudFood Work є B2B-сервісом, призначеним виключно для дорослих працівників компаній. Ми не надаємо послуги особам, молодшим 18 років, і цілеспрямовано не збираємо персональні дані осіб до 16 років (в ЄС) або до 14 років (в Україні відповідно до Закону «Про захист персональних даних»).

Якщо нам стане відомо, що ми випадково зібрали персональні дані особи, яка не відповідає мінімальним віковим вимогам, ми негайно видалимо такі дані. Якщо ви вважаєте, що подібна ситуація мала місце, зверніться до нас за адресою [email protected].

13. Видалення акаунту

Ви маєте право в будь-який час вимагати видалення вашого акаунту та пов'язаних персональних даних. Процедура видалення:

1. Надішліть електронний лист на адресу [email protected] з темою листа: «Видалити мій акаунт».
2. У тілі листа вкажіть ваш логін та регіон (UA або PL) для ідентифікації акаунту.
3. Ми обробимо ваш запит протягом 30 календарних днів і надішлемо підтвердження видалення.

Що буде видалено:

• Особисті дані профілю (ПІБ, логін, мовні налаштування)
• Push-токени та налаштування сповіщень
• Відгуки, оцінки та завантажені фотографії страв
• Дані програми лояльності (бали, нагороди)
• Токени сесії (access та refresh)

Що буде збережено після видалення (на законних підставах):

• Дані замовлень та платіжні записи — протягом 5 років відповідно до вимог податкового та бухгалтерського законодавства України. Після закінчення цього терміну дані також будуть видалені або знеособлені.

14. Форс-мажор та воєнний стан

Через активні бойові дії внаслідок широкомасштабного вторгнення Росії в Україну та режим воєнного стану, введений в Україні відповідно до Закону України «Про правовий режим воєнного стану», обробка персональних даних та реалізація окремих прав суб'єктів даних може бути тимчасово обмежена або затримана в таких випадках:

• Перебої в роботі серверної інфраструктури внаслідок бойових дій, ракетних обстрілів або тривалих відключень електроенергії.
• Обмеження інтернет-зв'язку або мобільних мереж в окремих регіонах України.
• Законодавчі обмеження, запроваджені в умовах воєнного стану, що можуть впливати на порядок обробки та передачі даних.

У таких випадках ми повідомимо користувачів через застосунок або електронну пошту про тимчасові обмеження та орієнтовні терміни їх усунення. Відповідь на запити щодо прав суб'єктів даних може бути надана з перевищенням стандартного 30-денного терміну через обставини форс-мажору. Ми докладемо всіх розумних зусиль для забезпечення безперервності захисту ваших даних навіть в умовах надзвичайних обставин.

15. Зміни до цієї Політики

Ми залишаємо за собою право в будь-який час вносити зміни до цієї Політики конфіденційності. Про будь-які суттєві зміни, що стосуються ваших прав або порядку обробки персональних даних, ми повідомлятимемо вас у такий спосіб:

• Push-сповіщення в застосунку (якщо ви дали дозвіл на отримання сповіщень).
• Інформаційний банер в застосунку, що відображатиметься при наступному відкритті застосунку після внесення змін.

Дата останнього оновлення завжди вказана у верхній частині цього документа. Незначні редакційні зміни (виправлення помилок, уточнення формулювань без зміни суті) можуть вноситися без окремого повідомлення.

Продовжуючи використовувати GudFood Work після набрання чинності оновленою Політикою, ви підтверджуєте ознайомлення з новою редакцією. Якщо ви не погоджуєтесь зі змінами, ви можете припинити використання сервісу та вимагати видалення свого акаунту.

Контактна інформація

Ми прагнемо відповідати на всі запити щодо захисту персональних даних оперативно та прозоро. Якщо ви не отримали відповіді протягом 30 днів, будь ласка, надішліть повторний запит або зверніться до відповідного наглядового органу захисту даних.